El Plan Operativo Anual
El Plan Operativo Anual, también conocido por sus siglas POA, es un instrumento para concretar y facilitar la implementación de las propuestas contenidas en el Proyecto Educativo de Centro (PEC). Es un instrumento importante para la gestión que permite y facilita la ejecución del plan, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, la administración eficaz de los recursos y la adecuada ejecución del presupuesto.
El PEC se suele plantear para un período de 3 a 5 años, mientras que el Plan Operativo Anual tiene una duración de 1 año. De allí que los resultados de los Planes Operativos Anuales deben contribuir a la consolidación de la Planificación Estratégica.
Es importante que existe coherencia y vinculación directa entre el Plan Operativo Anual y el PEC, ya que en base al primero se busca alcanzar lo establecido en el segundo.
Un Plan Operativo Anual es un documento que debe contener:
- Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.
- Las actividades para lograr cada resultado, explicando cómo se lo va a conseguir.
- Las personas responsables de cada actividad.
- Los recursos que se necesitan y los que se disponen para realizar cada actividad.
- Un cronograma de las actividades a realizar con los recursos disponibles, acorde a la duración del Plan Operativo Anual.
El mismo se compone de varios pasos, los cuales se conocen como:
- Planificación: conocer los equipos, recursos y suministros con los que deberá contarse y desarrollar un plan de acción;
- Programación de las diversas actividades: consiguiendo que cada parte que intervendrá en el proceso tenga noción de cuáles son sus responsabilidades;
- Seguimiento y evaluación: analizar el desempeño de las diferentes agentes que participan en la producción a fin de saber aprovechar al máximo los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario.
Cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las partes deben cumplir con cinco normas:
- ser efectivos (hacer exactamente lo que se espera de ellos)
- ser eficientes (realizar correctamente su labor)
- ser responsables (realizar la labor con plena consciencia)
- ser oportunos (hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha pedido)
- ser rentables (aprovechando al máximo los recursos que se les han dado, es decir con una rentabilidad óptima)
El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA, menos se utiliza en una organización.
Además, las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos y difundidos en todos los niveles de la organización.
Finalmente, para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se realicen reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los indicadores definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y las que no se han podido realizar. De esta forma, el POA puede convertirse en una
